Molnskolan del 3: E-bokföring

Publicerad 2011-11-14 14:08

E-bokföring via Internetbank finns idag som tillval hos alla svenska banker. I tredje delen av Nya Affärers molnskola flyttar vi upp ett riktigt företag i e-bokföringstjänsten Speedledger och testar användarvänlighet och funktioner.

Jämfört med att använda ett traditionellt bokföringsprogram som du har installerat på din dator är det framförallt två saker som skiljer sig med e-bokföring. Nämligen att du gör allting i webbläsaren och väldigt mycket av bokföringsarbetet är automatiskt. Det senare förutsätter att man har lärt sig arbetsgången och det innebär en viss tröskel att komma över. Nya Affärer testar lösningen från Swedbank som använder Speedledger, en tjänst som alla stora banker har men som Swedbank har integrerat i sin internetbank, mer om det senare.
Autokontering

Eftersom bokföringsprogram har lagkrav på sig om att man inte ska kunna ändra utan att göra en rättelseverifikation så straffar det sig att pröva sig fram. På den punkten skiljer sig inte molnet åt från program du kör i din dator. Så för att komma igång beställde jag den handbok som Speedledger skrivit och Swedbank har gett ut. Med dess hjälp klarade jag av att ställa in bokföringsår, kontoplan, att jag använder faktureringsmetoden och att jag redovisar moms var tredje månad. Har du någon gång exporterat en SIE-fil från ditt bokföringsprogram så är det inte svårt att importera sin befintliga bokföring i e-bokföringen.

Efter det behöver du bara kontrollera att ingående balans stämmer för det datum som du tänker börja e-bokföra. Om det gör det så kan du, liksom jag gjorde, glädja dig åt att bankkontoto och bokföring troligen aldrig kommer diffa igen. Det här beror på att alla in och -utbetalningar från kontot resulterar i automatiska konteringar. Givetvis kan det bli fel ifall du fyller i fel motbokningskonto, men summan kan inte diffa och banken kommer alltid stämma. För den som brukar sitta och jaga diffar i deklarationstider är det här glada nyheter.

Själv är jag egenföretagare med liten omsättning . För mig var konceptet med flera olika bokföringsserier därför främmande. Handboken är visserligen pedagogisk men jag gick ändå bet på att förstå exakt varför och hur jag ska göra för att ställa in flera serier. I det läget ringde jag mitt första (av många) samtal till supporten. Det visar sig att den har utmärkta öppettider, även på helger, och tålmodig personal. Och supporten blir också precis den livlina som gör att jag kan komma vidare när jag kör fast.

För mitt företag tycker supporten att det räcker med tre serier, a-serien är till för de allra flesta händelserna. När jag lägger in en ny betalning i Swedbank så så skapas i e-bokföringen ett verifikat i L-serien, för leverantörsskulder. När pengarna dras från kontot kommer en automatisk verifikation i utbetalningsserien upp. Det enda jag behöver göra är att klicka ok och spara. De olika serierna är till för att datumen ska stämma, så att man inte ska behöva flika emellan manuella konteringar och bryta datumordningen.

Faktum är att handboken rekommenderar att man börjar mitt i ett bokföringsår, då har man inte flera perioder att fundera över, utan bara innevarande år. Har du redan matat in allt i ditt gamla bokföringsprogram så är det lätt att importera. Men om du som jag ligger efter, då kommer du behöva knacka in allt manuellt. Den manuella hanteringen ser ut precis som i vilket annat bokföringsprogram som helst. Den stora skillnaden är att systemet lär sig hur du konterar. Ju längre du kommer, desto mindre behöver du göra ”för hand”. Systemet kommer ihåg vilket bokföringskonto du använde i samband med olika händelser som liknar varandra. Om du till exempel betalar ett telefonabbonemang till samma autogiro varje månad så kommer systemet föreslå bokföringskonto och ”gissa” sig till momsbelopp. Det kommer också föreslå en momskod som det sedan använder när du gör din skattedeklaration och redovisar momsen till staten. Den här typen av automatisering gör att bokföringen går snabbare ju längre du håller på. Du kan också spara momskoder för olika bokföringskonton så att rätt momssats alltid föreslås.

Swedbank är ensamma i Sverige med direktkoppling till Speedledger från Internetbanken.

 
Bokföring direkt i banken

Swedbank är ensam svensk bank med direktkoppling mellan tjänsten Speedledger och bankkontot. Eftersom jag testat via Swedbank så vet jag inte hur jobbigt det är att inte ha den direktkopplingen. Enligt uppgift från Speedledger tar det med ett kommando inte mer än fem sekunder att manuellt överföra uppgifterna från banken. Vid en första anblick kan det vara en fördel med direktkopplingen. Men det finns ett problem med den också, eftersom man loggas ut från Swedbank om man inte gjort något eller laddat om internetbanken på 15 minuter. Personligen tycker jag att det är alldeles för kort tid.  Jag upplever det som störande att tvingas logga in igen flera gånger. Dessutom körs e-boköringen ändå i ett annat webbläsarfönster än internetbanken, så jag undrar lite över poängen med direktkopplingen med banken.

Det finns många fördelar med e-bokföring för små och medelstora företag som sköter sina betalningar från bankkontot. Den som huvudsakligen sköter sina betalningar från plusgirot har inte samma självklara nytta. En uppenbar nackel med Speedledger är priset. Har du enskild firma och bokar med kontanmetoden räcker det med den billigare versionen som kostar 125 kronor per månad. Standard-paketet stödjer faktureringsmetoden och möjlighet att boka på konstnadställe, resultatenhet och projekt, men då får man betala det dubbla 250 kronor per månad. Fakturering med kundreskontra innebär ett påslag med 25 respektive 50 kronor per månad. För en liten verksamhet är 3 000 kronor per år i saftigaste laget tycker jag. Å andra sidan vinner man tid och precision på autokonteringen. Frågan man får ställa sig är hur mycket den tidsvinsten är värd.

Läs också: Molnskolan del 1: Microsoft 365

Läs också: Molnskolan del 2: Google Docs

Analys
Hernhag: Osäkert nu – men långsiktigt är Garo helt rätt
Gästkrönika
Rådgivaren: Därför ska du inte binda boräntan
Wall Street
Svagt uppåt på Wall Street
Bank
Danske lämnar Ryssland och Baltikum
Börsen
Stängning något uppåt
Resa
Tusenlappar att spara på flygbolagens bisarra prissättningMen i värsta fall blir du stämd
Foto: Hanna Franzén/TT
Reporäntan
SEB: Nästa räntehöjning först i april 2020
Foto: Fredrik Sandberg/TT
Valuta
Lägre inflation än väntat – kronan sjunker kraftigt mot euron
Foto: Janerik Henriksson/TT
Bankkort
Swedbank höjer valutaväxlingspåslaget på bankkort
Analys
Pareto förutspår risker i verkstaden
Foto: Tomas Oneborg/SvD/TT
Bostad
Bostadsbyggande starkare än väntat
19/2
Trading Direkt: Bostadsmarknaden och Lundin Mining
Foto: Tomas Oneborg/SvD/TT
Analys
Kepler: Lägre kassaflöde ökar osäkerhetenHalverar riktkursen för Oscar Properties
Foto: istockphoto
Analyser
Flera höjda riktkurser bland tisdagens analyser
Foto: Paradox
Rapport
Paradox: Starkt resultat – men höjer inte utdelningen
Börs
Ahlsell på väg att avnoteras
Foto: Linus Sundahl-Djerf/SvD/TT
Rapport
Scandic i nivå med förväntningarna
Bostad
Ovanligt svag bomarknad i januari
Placera
Hernhag: Endast några få pärlor i bemanningsbranschen
Börsen
Danske: Räkna med mer turbulens på börsenKan bli bakslag om något oväntat händer
Räntan
Nykredit: Inga fler räntehöjningar från RiksbankenTar paus i år och nästa
Analys
Nordea: Därför sänker vi H&M till sälj
Analyser
Färska köprekar bland måndagens analyser
Aktie
von Koskull: I år vänder det för NordeaHar själv köpt aktier för 19 miljoner
Foto: Björn Larsson Rosvall/TT
Analys
Redeye höjer "rimligt" värde för Fingerprint
Event
Anmäl dig till Stora Placeringskvällen
Aktietips
Två heta köptips