Det första som krävs för att du ska kunna göra avdrag för representation är att det finns en direkt och naturlig koppling till din verksamhet.
Det måste även finnas en direkt koppling mellan din verksamhet och personerna som representationen är till för.
Även platsen för representationen är viktig. Om representationen sker på annan ort än där du bedriver din verksamhet kan Skatteverket ifrågasätta avdraget.
Som representation räknas till exempel sådan som sker för att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser. Däremot går det inte att dra av för utgifter för sällskapsliv av mer personlig art.
Intern och extern representation
Det finns både intern och extern representation, där intern exempelvis är personalfester och informationsmöten, och extern är i samband med förhandlingar och försäljningar eller med konsulter.
De kostnader som brukar dyka upp vid sådana tillfällen är till exempel mat och dryck och annan servering.
Reglerna säger att du får dra av kostnader för lunch, middag eller supé för maximalt 90 kr per person och måltid. Momsen på dessa 90 kronor får dessutom lyftas som ingående moms.
Det innebär att vid rena måltider utan alkohol blir momsen 10,80 kronor eftersom restaurangmomsen numera är 12 procent.
Samtidigt är momsen på alkohol 25 procent. Egentligen borde därför notan delas upp i mat och alkohol. Med tanke på den administration som detta skulle medföra tillåter Skatteverket istället ett schablonavdrag på 14 kr när man lyfter momsen vid representation.
Greenfee avdragsgill
Vid till exempel personalfester medges också avdrag för ytterligare 180 kronor per deltagare utöver mat och dryck. Även avgifter som till exempel greenfee vid golfspel berättigar till avdrag för 180 kr per person vid extern representation.
Avdrag kan göras om det anses vara skäligt. Det är inte skäligt att göra avdrag för exempelvis lyxmiddagar och beloppet är detsamma även om det handlar om festliga jubileum eller långväga gäster.
Samma beloppsramar gäller vid intern representation som vid extern representation.