Så arbetar du effektivare

Så arbetar du effektivareFoto: Jupiterimages

Så arbetar du effektivare

Publicerad 2008-09-05 14:04:49

karriar Vill du hinna mer på kortare tid utan att stressa? Här är expertens bästa råd hur du arbetar smartare…

Telefonen ringer och mailboxen plingar. Samtidigt växer pappershögarna på skrivbordet och klockan tickar på i ett rasande tempo.

- Människor drunknar i arbetsuppgifter idag. Mail kan vara ett fantastiskt sätt att kommunicera, men risken är att arbetsdagen äts upp av små störningsmoment hela tiden, säger Helén Vedle, som är karriär- och stresscoach på utbildningsföretaget Get Ready, som framförallt arbetar med tjänstemän.

Alla arbetsuppgifter är inte lika viktiga, men väldigt få har ett genomtänkt system för hur och vad man ska prioritera. Men det finns knep för att göra arbetsvardagen enklare:

Prioritera

Ha en att-göra-lista i ett block eller på din dator. Skriv ner allt, stort som smått. Välj ut 1-3 saker per dag som är viktigast och gör en grundlista.

Om nya saker dyker upp under dagen, väg då dessa nya uppgifter mot grundlistan och avgör sedan vad som ska göras först.

- Börja med det viktigaste, det låter så enkelt, men ofta kommer andra, mindre viktiga saker i vägen. Det kan vara ett telefonsamtal, att mailboxen plingar eller att en kollega ropar något från andra sidan rummet. Det finns mängder av småsaker som sätter hinder i vägen för ett effektivt arbete, säger Helén Vedle.

Minimera störningsmomenten

Öppna kontorslandskap kan fungera jättebra för vissa medan det för andra är en ren katastrof. För personer som blir stressade av ljud och rörelse är det svårt att fungera på ett bra sätt i ett öppet kontorslandskap.

- Det tar 15 minuter att komma tillbaka till den riktigt djupa koncentrationen igen efter man blivit störd. Alltför många störningsmoment hackar sönder dagen, säger Helén Vedle.

Om ett eget kontor inte går att ordna kan en lösning vara att arbetsplatsen har några tysta rum, det vill säga arbetsrum som medarbetarna kan använda när de behöver arbeta koncentrerat. Ett annat alternativ är att distansarbeta under delar av dagen.

Låt inte e-posten styra agendan

Sortera ner mail i mappar om den ska sparas eller avslutas senare. Mail som ska besvaras eller åtgärdas får ligga kvar i inmappen. Släng resten!

Hantera mailen i tidssjok istället för att avbryta arbetet varje gång det plingar i mailboxen.

Rensa skrivbordet

Ett stökigt skrivbord är en annan tidstjuv. Varje papper är en synsignal om något man ska komma ihåg.

- Det kan bli en ganska stor kom-ihåg-lista att tapetsera ett helt bord. Ju rörigare skrivbord du har desto mer tid slösar du bort, och stressen och frustrationen ökar, säger Helén Vedle.

Gör en arbetsbeskrivning

Många arbetsplatser tog bort arbetsbeskrivningarna i samband med rationaliseringsvågen på 1990-talet. Idag ska vi vara mer flexibla och kunna byta arbetsuppgifter vid behov. Då blir det extra viktigt att chefen har tydliga mål med arbetet, och att medarbetarna får göra egna mål för sitt arbete som strävar i samma riktning.

- Finns ingen arbetsbeskrivning, så skriv en egen och stäm av med chefen. Annars vet du aldrig om det du presterat är tillräckligt bra, säger Helén Vedle.

Kortare möten

Möten måste ha en tydlig agenda. Den som leder mötet måste sedan se till att få tydliga avslut på punkterna.

- Låt den som är bäst lämpad ta hand om mötena, det måste inte vara chefen. Och avsätt inte för mycket tid till möten. Vi fyller alltid upp tiden oavsett hur långa mötena är, säger Helén Vedle.

Att prioritera det viktigaste och hålla ordning, det låter som ganska självklara saker?

- Det är mycket som kan verka självklart av det jag säger, problemet är bara att folk gör det inte ändå, säger Helén Vedle och skrattar. Arbetsmetodik ingår inte i utbildningen, varken i gymnasiet eller på universitetet. Vi förutsätts bara kunna det när vi börjar jobba.

AGNETHA BÄCKSTRÖM, PRIVATA AFFÄRER